A sua empresa sofre com os impactos do retrabalho? O retrabalho é um dos grandes desafios para qualquer organização. A necessidade de refazer um trabalho ou o famoso re-trabalho traz grande prejuízo à cadeia organizacional de uma empresa. Considerado um vilão, o retrabalho consome recurso e tempo, ferramentas essenciais ao bom andamento de uma organização.
A falha mais evidente que gera retrabalho é a comunicação falha ou a falta dela. Atividades iniciadas em cima do prazo, planejamento inadequado e controle ineficiente também fazem parte desse rol. Neste artigo, vamos explorar mais sobre o tema retrabalho e como devemos afastar de vez este “inimigo” da nossa agenda.
Evite recomeços
Que o retrabalho gera custos financeiros e desperdício de tempo todo mundo já sabe, mas a conseqüência direta de fazer novamente um trabalho está no prejuízo da equipe como um todo criando insegurança e desmotivação. Com o monitoramento constante das atividades por meio da gestão é possível identificar o ponto onde começa o retrabalho. Para solucionar é preciso esforço colaborativo!
Impactos do retrabalho no atendimento
- Baixo rendimento dos profissionais
- Esgotamento da equipe
- Perda de credibilidade junto ao cliente
- Queda no lucro
- Atraso nos prazos
- Insatisfação do cliente
Você sabe quais são os impactos do retrabalho num processo de vendas? Então vamos lá! Quando o cliente precisa esperar para ser atendido por causa da concentração da informação numa única cabeça do setor, um pedido ou a documentação atrasam, podemos apontar culpados? Esta não seria a melhor solução, mas vamos falar sobre este item mais a frente. Estes são alguns exemplos de retrabalho, que impactam diretamente na rotina de vendas. Capacitar e estruturar o processo são imprescindíveis para ganhar produtividade, qualidade e integridade nas vendas. Confira em nosso artigo “Qualidade vai além do atendimento” e veja como os temas estão intimamente ligados.
Mas voltando a questão dos impactos do retrabalho, abaixo, confira a lista das conseqüências diretas na produção e seus impactos.
7 erros na produção
Não é um “jogo” dos 7 erros, mas se a sua empresa identifica três ou mais dos aspectos citados abaixo, então você está dando atenção ao que parece urgente e não ao que é importante e, com isso, ganhando retrabalho e desperdício de recursos. O cenário ideal? Romper com os 7 erros mais comuns na produção, que recriam o universo do retrabalho.
1. Processamento
Qualquer desperdício na cadeia produtiva de fabricação onde o esforço não agregue valor ao consumidor é um erro de processo desnecessário.
2. Produção antecipada
Produzir produtos acabados ou partes deles antes do fechamento do pedido do cliente baseado numa previsão do setor de vendas.
3. Transporte
Movimentar peças, produtos, partes de montagens sem agregação de valor à empresa.
4. Produção em andamento
Exceder na informação ou material com trabalho operacional em andamento, bens acabados e suprimentos de consumo contando que será exigência do cliente.
5. Defeitos na fabricação
Produção de peça ou produto com erro gera um grande retrabalho, confusão na comunicação e queixa do cliente.
6. Operacional
Qualquer movimento de trabalhador durante a operação e fabricação de um produto que não precisa ser realizada naquele momento, sem a devida prioridade se configura como retrabalho e desperdício também.
7. Fluxo
No lado oposto da operação desnecessária está a falta de fluxo na produção, que ocorre quando máquinas e trabalhadores ficam ociosos a espera das atividades administrativas, materiais e equipamentos.
A lista de 7 erros na produção aponta o desperdício, que deve ser imediatamente sanado, ou seja, mantenha o monitoramento e o controle constante das atividades.
4 procedimentos para eliminar o retrabalho
1. Melhoria da comunicação
Uma equipe é normalmente formada por pessoas com diferentes níveis de conhecimento, portanto, a clareza na comunicação é fundamental levando-se em conta as variáveis de cada função. Lembra da frase: “telefone sem fio”? É quando uma informação que deveria ser direta ao profissional é repassada para várias pessoas, que não possuem conhecimento específico sobre o tema e chega ao receptor com interpretações variadas. Portanto, a boa comunicação é imprescindível e, para isso, uma lista de prioridades e o tempo de execução de cada setor ou tarefa são componentes a serem avaliados.
2. Crie um cronograma
O planejamento quando é eficiente ajuda a administrar imprevistos. Serve também para aprimorar não só a atividade, mas o andamento das tarefas. Um planejamento eficiente colabora com a estratégia correta, abre o campo da visão macro e ajuda a identificar problemas de forma mais ágil. O que podemos chamar de ponto positivo, neste caso, são as medidas preventivas que podem ser implantadas quando um erro é cometido.
3. Identifique as causas
Quais são os principais gargalos da sua empresa? Neste passo o planejamento é fundamental. Mapear, documentar e implantar novas soluções evita falhas no processo. Identificar as causas é trazer a tona os problemas, as causas e investir em soluções. Esta é uma das maneiras para atingirmos o problema, evitar o retrabalho e garantir a economia de recursos. A outra opção é delegar tarefas. A centralização é constante alvo de críticas no ambiente empresarial, então, dividir tarefas e monitorá-las, trará um novo olhar. Compartilhar decisões dos profissionais que vivem o problema com o gestor, também abrirá novos horizontes e soluções.
4. Automatização
Na era digital, uma empresa não pode mais trabalhar com processos demasiadamente burocráticos em tarefas que demandam muito tempo. É preciso transformar os procedimentos manuais através da tecnologia. Aliás, a tecnologia disponível chegou para automatizar processos e é o recurso necessário para colaborar com a diminuição do retrabalho aliado a uma comunicação eficiente. A automação reduz o tempo de execução de tarefas, aumenta os lucros e programa tarefas para cada setor. Além disso, servem como suporte para direcionar estratégias, esforços operacionais e na tomada de decisão.
Depois desse percurso para identificar os possíveis gargalos que levam uma empresa fabricante de um produto ou fornecedora de um serviço a replicar o tão nocivo retrabalho, é possível chegar a algumas conclusões baseadas nos meus 30 anos de experiência no setor de vendas e como atual fabricante no setor de juntas para vedação. Se você pretende sanar de vez o retrabalho, desperte-se para dois aspectos imprescindíveis: elimine, corte, mude tudo, mas derrube de vez o desperdício em sua cadeia produtiva e, por último, mas não mais menos importante, crie uma mudança comportamental na sua empresa. Sabe o que isso significa? Mais estratégia e menos investimento!
Mônica Gonçalves – Gerência Comercial – Siena Vedações Industriais
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